Privacybeleid 

Datum document: 16/04/2018

Identiteit

Dit is de website van EASI.
Onze wettelijke contactgegevens zijn:
EASI
Les portes de l'Europe
Avenue Robert Schuman 12
1401 Nijvel
België
+32 67 28 10 00
info@easi.net
Btw-nummer: BE 0465.741.144
Onze functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) is te bereiken op dpo@easi.net.

Inleiding

Privacy is belangrijk voor EASI en we willen u informeren over de manier waarop we gegevens verzamelen, gebruiken en onthullen. Dit privacybeleid beschrijft onze praktijken met betrekking tot de gegevens die we verzamelen.

Persoonsgegevens

De Europese Algemene verordening gegevensbescherming definieert persoonsgegevens als informatie aan de hand waarvan iemand individueel kan worden geïdentificeerd, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer of andere informatie die als persoonsgegeven wordt gedefinieerd, bijvoorbeeld het IP-adres.  

Toepassingsdomein

In dit privacybeleid beschrijven we hoe we omgaan met persoonsgegevens die we verzamelen via onze website of andere kanalen, zoals evenementen of  beurzen en gegevens die we van derden ontvangen, waarbij we optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonsgegevens.

Gelieve het privacybeleid zorgvuldig te lezen voor u uw persoonsgegevens aan ons meedeelt, zodat u weet hoe we de ingezamelde persoonsgegevens zullen gebruiken. U hoeft geen persoonsgegevens mee te delen wanneer u onze website bezoekt. Geef geen gegevens door op de website als u niet wilt dat we uw gegevens verwerken. Zonder uw persoonsgegevens kunt u een aantal diensten op onze website echter niet gebruiken (formulieren invullen, documenten downloaden of een demo van onze oplossingen aanvragen).

Door persoonlijke informatie mee te delen of de website te gebruiken stemt u in met de voorwaarden van dit privacybeleid.

Informatie die we verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens over betrokkenen uit verschillende bronnen.

Informatie die u ons meedeelt

Informatie die we rechtstreeks van de betrokkene ontvangen: persoonsgegevens die via webformulieren op onze website worden verzameld. Wanneer de bezoeker een webformulier verstuurt, bijvoorbeeld om contact met ons op te nemen, documenten te downloaden, een afspraak te maken, een demo van onze oplossingen aan te vragen, zich te registreren voor een evenement, zich in te schrijven voor een nieuwsbrief ... (onvolledige lijst), deelt hij ons persoonsgegevens mee, namelijk:

  • voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • het bedrijf/de organisatie waarvoor hij zijn aanvraag doet

Soms vragen we bijkomende gegevens (grootte van het bedrijf, functie in de organisatie, ...). De gevraagde informatie is beperkt tot wat we nodig hebben om de aanvraag te behandelen en ons gerechtvaardigd belang te realiseren, namelijk contact opnemen met de betrokkene om  na te gaan hoe we hem kunnen helpen.

Informatie die we verzamelen uit publiek beschikbare bronnen 

Informatie die we vinden in publiek beschikbare bronnen, zoals het publieke LinkedIn-profiel van de betrokkene, de website van het bedrijf/de organisatie voor wie de betrokkene de aanvraag doet en elke publiek beschikbare informatiebron op het internet. We kunnen dit soort informatie combineren met de gegevens die u ons meedeelt.

Informatie die we verzamelen met behulp van cookies

Informatie over uw surfgedrag. Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we passief informatie over u, zoals uw IP-adres, welke pagina's u bezoekt, uw geolokalisatie, de taalinstelling die u op onze website gebruikt, de bron van uw bezoek (of u ons via een zoekmachine, een reclamecampagne, sociale media, ... hebt gevonden). Dit soort informatie verzamelen we via cookies. In ons cookiebeleid leest u welke cookies we gebruiken en hoe u ze kunt aanvaarden of weigeren.

De informatie die we op deze manier verzamelen, blijft anoniem, tenzij de bezoeker zich identificeert door een webformulier te versturen.

Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

Instemming van de betrokkene

Door een webformulier op onze website te versturen, stemt de betrokkene ermee in zijn/haar persoonsgegevens aan EASI mee te delen en weet hij/zij dat EASI deze gegevens in overeenstemming met dit privacybeleid zal verwerken.

Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst

We mogen uw persoonsgegevens zonder uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om maatregelen te nemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst (bijvoorbeeld u een prijsopgave bezorgen).

Gerechtvaardigd belang

Preambule nr. 47 van de GDPR bepaalt dat activiteiten in verband met direct marketing een gerechtvaardigd belang vormen. Dit is de tweede rechtsgrond voor gegevensverwerking waarvoor we u geen uitdrukkelijke toestemming vragen. EASI heeft drie categorieën van activiteiten die gebaseerd zijn op de rechtsgrond 'gerechtvaardigd belang':

Contact opnemen met betrokkenen die webformulieren hebben ingediend 

We zijn van mening dat het in ons gerechtvaardigd belang is te trachten contact op te nemen met betrokkenen die webformulieren op onze website hebben ingediend. We trachten hen te contacteren om hun aanvraag op te volgen. De leden van ons verkoopteam doen dit rechtstreeks, met diverse middelen (telefoon, e-mail, LinkedIn, ...). We zullen echter nooit commerciële massamailings versturen naar betrokkenen die zich bij het invullen van het webformulier niet expliciet op onze newsletters hebben geabonneerd.

Klanten op de hoogte houden van het aanbod van EASI

Klanten kunnen zonder expliciete toestemming e-newsletters ontvangen. Die bevatten informatie die we nuttig achten voor de klant, bijvoorbeeld:

  • informatie over nieuwe functies in onze oplossingen
  • uitnodigingen voor evenementen en workshops die we organiseren
  • een samenvatting van de meest recente artikelen die op de blog van EASI zijn verschenen

We stellen alles in het werk om ervoor te zorgen dat de informatie voor elke betrokkene relevant is. Als de betrokkene dit soort e-newsletter echter niet meer wil ontvangen, kan hij zich op elk moment uitschrijven of zijn voorkeuren wijzigen. Elke e-newsletter bevat een uitschrijvingslink en een link om de voorkeuren voor e-mailings aan te passen.

Contact opnemen met mogelijk geïnteresseerde prospecten 

Ons verkoopteam tracht systematisch contact op te nemen met bedrijven waarvoor de oplossingen van EASI interessant kunnen zijn. Daarbij zoeken ze naar informatie in alle publieke bronnen: het internet, LinkedIn en andere databases. Wanneer ze persoonlijke informatie vinden (bijvoorbeeld de naam van een verkoopdirecteur in een bepaald bedrijf), kunnen ze deze persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van hun gerechtvaardigd belang: contact opnemen met de betrokkenen om het aanbod van EASI voor te stellen.

Betrokkenen van wie de gegevens op deze manier worden verwerkt, zullen nooit direct-marketingcommunicatie van EASI ontvangen. Elke betrokkene heeft het recht te weten welke persoonsgegevens we over hem/haar bewaren, ze te laten corrigeren en aanvullen of te laten verwijderen.

Hoe gebruiken we uw informatie

We gebruiken uw persoonsgegevens u voor verschillende doeleinden:

Communicatie

We zullen alle aanvragen opvolgen die u via onze website indient, zoals aanvragen voor documentatie, demo’s, inschrijvingen voor evenementen, prijsaanvragen en aanvragen via webformulieren. In het kader hiervan kunnen we uw persoonsgegevens ook gebruiken om u terug te bellen of via e-mail, LinkedIn of een ander kanaal contact met u op te nemen.

Direct Marketing

We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor direct-marketingdoeleinden (u specifieke informatie bezorgen die u via onze website hebt gevraagd, u meer algemene informatie verstrekken over het aanbod van EASI, u uitnodigingen sturen voor evenementen of workshops, u e-newsletters toesturen, ...). We doen dit enkel wanneer u uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven of al een contract met ons hebt en de informatie die we u toesturen verband houdt met uw contract.

Rekrutering

Als u een cv of sollicitatie verstuurt via de website van EASI, zullen we uw persoonsgegevens gebruiken met het oog op rekrutering, zoals contact met u opnemen via e-mail of telefoon.

Verbeteringen aan onze website

We gebruiken en analyseren gegevens van bezoekers van onze website voortdurend om hun gebruikerservaring te verbeteren.

Wettelijke verplichtingen

Soms bewaren we persoonsgegevens om aan bepaalde wettelijke vereisten te voldoen.

Wanneer we uw gegevens delen

We onthullen of verkopen de persoonsgegevens die we verzamelen nooit aan derden, behalve wanneer dit aan u werd meegedeeld bij het verzamelen van de gegevens.

We kunnen persoonsgegevens delen met derden die voor onze rekening gegevensverwerkingsactiviteiten uitvoeren. Als deze dienstverleners optreden als gegevensverwerker, geven we hen geen toestemming om de gegevens op welke wijze ook te gebruiken of te onthullen. We eisen dat deze gegevensverwerkers de privacy en veiligheid van de persoonsgegevens die ze namens ons verwerken garanderen. Met andere woorden: we sluiten gegevensverwerkingsovereenkomsten af met alle gegevensverwerkers waarmee we samenwerken. Alle gegevensverwerkers moeten de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) naleven.

We kunnen uw persoonsgegevens ook onthullen als de wetgeving of een juridisch proces ons daartoe verplichten (bijvoorbeeld op verzoek van overheidsinstanties

Hoe lang bewaren we uw gegevens

Nadat u ons uw persoonsgegevens hebt meegedeeld, worden ze verwerkt en zolang als nodig is in de databases van EASI bewaard.

Als u klant bent, bewaren we uw gegevens gedurende de looptijd van het contract tussen uw bedrijf en EASI. Na de beëindiging van het contract bewaren we uw gegevens in onze database gedurende de wettelijke vereiste termijn. U kunt ons vragen uw gegevens eerder te verwijderen. In dat geval verwijderen we alle gegevens waarover we beschikken, behalve de gegevens die we wettelijk moeten bewaren.

Als u geen klant bent, moeten we beslissingen nemen op basis van de informatie die we ontvangen. We zullen uw dossier verwijderen als we vaststellen dat de informatie in het dossier niet meer correct is en we de fouten niet meer kunnen rechtzetten (bijvoorbeeld wanneer we een ‘delivery failure’-bericht ontvangen in antwoord op een e-mail.) We zullen uw dossier ook verwijderen wanneer u ons daarom verzoekt. Als we nooit iets van u horen of geen enkele activiteit vaststellen (websitebezoeken, klikken op e-mailings, persoonlijke contacten met onze verkoopteams, ...) gedurende een periode van 5 jaar, worden uw gegevens verwijderd.

Als u een sollicitant bent, bewaren we uw cv en persoonsgegevens in ons systeem gedurende 5 jaar vanaf het jaar volgend op het jaar waarin u hebt gesolliciteerd. U kunt ons vragen uw gegevens eerder te verwijderen.

Hoe krijgt u toegang tot uw persoonsgegevens

U kan toegang tot uw gegevens aanvragen via een e-mail aan de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van EASI via dpo@easi.net.

Uw rechten

Raadpleging, correctie of verwijdering van gegevens

U hebt het recht te weten welke persoonsgegevens we over u bewaren, ze te laten corrigeren en aanvullen of te laten verwijderen.

Als u een dergelijke aanvraag indient, moet u ons een bewijs van uw identiteit voorleggen (bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart).

EASI zal alles doen wat redelijkerwijze mogelijk is om aan uw verzoek te voldoen. We kunnen persoonsgegevens die u wilt laten verwijderen onder bepaalde wettelijke voorwaarden bewaren. In dat geval zullen we u meedelen welke gegevens we moeten bewaren.

Gebruik van gegevens voor direct-marketingdoeleinden

U kunt ons altijd vragen uw persoonsgegevens niet te verwerken voor direct-marketingdoeleinden.

  • Bij een bezoek aan onze website kunt u kiezen of u onze cookies al dan niet aanvaardt. Als u niet wilt dat we uw bezoekersgegevens gebruiken (bijvoorbeeld uw IP-adres, uw surfgeschiedenis op onze website, ...) mag u geen cookies aanvaarden op onze websites. In ons cookiebeleid vindt u informatie over hoe u cookies kunt aanvaarden of weigeren.
  • Wanneer u op onze website een webformulier invult, kunt u zich abonneren op onze newsletters. Als u zich niet abonneert, ontvangt u geen automatische e-mailberichten van EASI. We zullen de gegevens die u via onze webformulieren meedeelt echter verwerken en ons verkoopteam zal deze informatie gebruiken om te trachten persoonlijk contact met u op te nemen.
  • In ieder geval, wanneer u zich abonneert op onze newsletters en nadien van gedachten verandert, kunt u zich uitschrijven telkens wanneer u een e-mail van EASI ontvangt. Alle e-mails bevatten van een uitschrijvingslink in de voettekst.

Cookies & gelijkaardige technologieën

We gebruiken cookies op onze website. Dat doen we om drie redenen:

  • om onze bezoekers een vlotte webervaring te bieden (bijvoorbeeld, zodra een bezoeker zijn/haar taalvoorkeur instelt, wordt de website bij een volgend bezoek automatisch in de juiste taal weergegeven).
  • om het gedrag van onze bezoekers te analyseren om zo de gebruikerservaring en de prestaties van onze website te verbeteren.
  • om ons te helpen kwaliteitsvolle advertenties te tonen die zo relevant mogelijk zijn voor onze bezoekers.

Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website en de manier waarop u cookies kunt aanvaarden of weigeren, vindt u in onze cookieverklaring.

Beveiliging

Wanneer EASI gegevens ontvangt of verstuurt via de website, gebruikt EASI encryptietechnologieën die als industriestandaarden worden beschouwd. Zodra de gegevens zijn verwerkt en in de databanken van EASI werden opgeslagen, neemt EASI talrijke technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde onthulling, gebruik, wijziging of vernietiging.
U dient echter te weten dat vanwege de open en onbeveiligde aard van het internet niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de veiligheid van de overdracht van uw persoonsgegevens via het internet.

Wijzigingen in onze privacyverklaring

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden aangepast. De datum van de meest recente herzieningen verschijnt op deze pagina. We vragen u dan ook dit privacybeleid telkens te lezen voor u uw persoonsgegevens verstuurt.