In BW

De boekhoudsoftware die de in BW gebruikte voor de interne boekhouding en de facturen van leveranciers, was aan vervanging toe. De nieuwe software moest zowel de algemene, analytische als budgettaire boekhouding aankunnen en geïntegreerd kunnen worden met het ERP-pakket. De in BW gebruikte voorheen een gedeeltelijk zelf ontwikkelde applicatie voor algemene en analytische boekhouding, met een aantal bijkomende modules, onder andere voor analytische gegevensverwerking, het beheer van vaste activa en het importeren van salarisprogramma’s.

“Het vorige pakket werkte nog, maar draaide op MS-DOS en werd niet langer ondersteund. Ook voldeed het hoe langer hoe minder aan de huidige behoeftes binnen onze organisatie, zoals elektronisch documentenbeheer”, vertelt Emmanuel Gaziaux, Administratief en Financieel Directeur bij de in BW.“ De nieuwe toepassing moest ook probleemloos geïntegreerd kunnen worden met het softwarepakket dat we voor de boekhouding van onze klanten gebruiken en met onze ERP-software, voor het beheer van klantenrelaties, facturatie, incasso, bestellingen en aankoop.”

De beste leverancier vinden

Om de juiste leverancier met de juiste oplossing te kiezen voor de boekhouding, stelde men een lijvig lastenboek op. De in BW vergeleek daarop de voorstellen van zes leveranciers. “EASI was de enige leverancier die ons een bevredigend antwoord kon geven op alle vragen en die standaard alle nodige functionaliteiten had voorzien”, aldus Emmanuel Gaziaux.

Vlotte migratie

Het boekhoudpakket Adfinity kon meteen bij de in BW geïnstalleerd worden: bijkomende bedrijfspecifieke ontwikkeling was niet nodig. Toch personaliseerde EASI een aantal functies voor de in BW, wat vooral interessant was voor de codering van de facturen. Die personalisering is overigens een standaard functie binnen het pakket.

“Tijdens planningmeetings met een consultant van EASI hebben we het hele project in kaart gezet. We wisten dat we, voor de goede afloop van de migratie, bepaalde stappen moesten volgen. Afhankelijk van het feit of we die stappen al dan niet volgden, kon de migratie 10 of 100 dagen geduurd hebben. Slechts één voorbeeld: we moesten 8.000 fiches in het nieuwe boekhoudpakket invoeren. We hebben dat proces geautomatiseerd, maar daarvoor moesten we de formaten eerst aanpassen. Dat hebben we in overleg met de consultant van EASI gedaan. Door de goede onderlinge samenwerking, planning en analyse duurde die hele migratie duurde niet langer dan vijf dagen.”, aldus Emannuel Gaziaux.

Informatie terugvinden

De in BW krijgt jaarlijks zo’n 5000 facturen van leveranciers. Als men vroeger bepaalde informatie uit een oude factuur wilde opzoeken, moest men het archief contacteren, het bewuste document opnieuw opzoeken en het bezorgen aan de vrager. Die moest het papieren document na consultatie ook weer ergens kwijt kunnen. Vandaag wordt elke factuur ingescand, circuleren er met de software van EASI geen losse documenten meer en gaat het opzoekingproces nu veel sneller.

Real-time reporting

En er is meer: de in BW heeft nu een uitstekend rapporteringssysteem en kan heel eenvoudig ‘realtime’ verbinding maken met de EASI databank vanuit Excel, wat bij andere boekhoudsoftwarepakketten niet zo evident is.

Web access

Bij de in BW gebruiken vier mensen het boekhoudpakket dagelijks, terwijl acht collega’s er onrechtstreeks mee werken voor de goedkeuring van leveranciersfacturen. Dat gebeurt via webaccess van EASI. Om dat goedkeuringsproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden alle facturen die ter goedkeuring worden voorgelegd aan een persoon gebundeld. Die krijgt een keer per dag een e-mail met een overzicht van alle facturen die hij moet goedkeuren. Via een hyperlink geeft toegang tot intranet om elk document afzonderlijk te bekijken en goed te keuren. Wanneer de facturen fouten bevatten, kan de lezer ze weigeren en eventueel een mededeling toevoegen met de reden van weigering. Ook facturen die al werden goed- of afgekeurd kunnen worden teruggevonden, dankzij de hele historiek. Dat maakt het gemakkelijker om prijzen en details snel terug te vinden.

Betere budgetcontrole

Elke verantwoordelijke beheert bij de in BW zijn eigen budget. De nieuwe software laat toe persoonlijk budget in reële tijd te bekijken en dus beter te beheren. Door de rechtstreekse verbinding met de database, kan men op elk moment de meest actuele stand van zaken zien: wat werd al gefactureerd, wat is besteld maar nog niet geleverd, maar ook: wat is al geleverd maar nog niet gefactureerd? Zo kent men ook perfect de budgetmarges tegen het einde van het jaar en weet men of er al dan niet nog nieuwe bestellingen geplaatst kunnen worden.

Integratie met ERP

De integratie met de ERP werd op twee manieren gerealiseerd. De bestellingen en leveringen, geëncodeerd in de ERP, worden elke nacht geëxporteerd naar EASI. De voorlopige en definitieve bestellingen worden dan door EASI berekend om het reële beschikbare budget weer te geven. De ERP-software staat ook rechtstreeks in verbinding met EASI. Zo zijn er directe controlemechanismen geïnstalleerd in de ERP, waardoor budgetoverschrijdingen voorkomen worden.

“Het geeft een gevoel van zekerheid. Vroeger hebben we enkele onaagename verrassingen meegemaakt door de overschrijding van budgetten. We zagen pas twee maanden na de sluiting van de boekhouding de werkelijke staat van het budget. We liepen dus achter de feiten aan. Vandaag kunnen we de uitgaven perfect beheren dankzij deze nieuwe toepassing. Het is onmogelijk om nu nog een budget te overschrijden zonder dat de directie hiervan op de hoogte is. We kunnen elke budgetstatus opvragen met één enkele muisklik”, zegt E. Gaziaux.

Kwalitatieve dienstverlening

Emmanuel Gaziaux spreekt van een geslaagd project: “Het project is bijna perfect verlopen, van het begin tot het einde. Om tot zo’n succes te komen, moet je goed weten wat je wil en in die zin is het uitgebreide lastenboek zeer nuttig geweest. Het kost ons werk, maar uiteindelijk win je erbij: EASI bood ons een boekhoudpakket binnen het vooropgestelde budget en met alle functies die we hebben gevraagd”.

Opleiding en ondersteuning

Tijdens de implementatie werden de gebruikers van het nieuwe boekhoudpakket volledig ondersteund door medewerkers van EASI. Zo werden er ook drie opleidingsdagen voorzien en werden de gebruikers van bij het begin betrokken bij het project.

“Bij problemen kunnen we steeds de helpdesk van EASI bellen, zulke hulp is voorzien in de prijs. En EASI zorgt ook voor de updates van onze toepassing. Toen de wetgeving voor onze sector veranderde, zorgde EASI onmiddellijk voor een aangepaste versie van de software, conform de nieuwe wetten. De mensen bij EASI kennen hun producten zeer grondig. Ik heb van EASI nog nooit gehoord: “Mijnheer Gaziaux, dat is niet mogelijk”. Die kwalitatief hoogstaande service en professionaliteit zijn ongetwijfeld een van hun sterkste troeven”, besluit Emmanuel Gaziaux.