De IBM Notes vers Sharepoint
Author: 
Raphael Mabille

Vous avez migré votre mail IBM Notes/Domino vers Microsoft O365 ou vous planifiez de le faire. Vous avez encore des applications Notes/Domino et vous vous demandez comment les migrer vers Sharepoint ? Sharepoint est-il la solution ? Comment migrer vos données ? Je vous invite à lire ces quelques lignes.

Poussé par vos utilisateurs, vous avez migré votre mail IBM Notes/Domino vers Microsoft O365 ou vous planifiez de le faire. Ayant tiré pleinement partie de la plateforme IBM Notes / Domino et de ses forces, vous avez également déployé à raison un certain nombre d’applications Notes / Domino, s’utilisant à travers le client riche IBM Notes ou un navigateur Web et vous vous demandez aujourd’hui comment les migrer ? Vous avez Sharepoint, Sharepoint est-il la solution ? Comment migrer vos données ?

Une migration ne s’improvise pas !

Peu importe la solution source et celle de destination, une migration applicative ne s’improvise pas! Il est important de se poser les bonnes questions et de bien préparer son plan de migration.

Migrer vos applications dès demain ?

Tout d’abord, relativisez l’urgence. Même si votre mail est migré, quelle est l’urgence réelle de la migration de vos applications ? IBM annonce un support de la plateforme IBM Notes / Domino pendant au moins 5 à 10 ans. Vos applications fonctionnent parfaitement et vous pouvez toujours les exploiter à travers le client Notes à côté de votre messagerie.

Si vos applications étaient interconnectées avec la messagerie Notes (intégration de mails, notifications,…), rassurez-vous, il est tout à fait possible de les intégrer au même titre avec la messagerie Microsoft. EASI a d’ailleurs de l’expérience à ce niveau et peut certainement vous aider.

S’il vous est imposé de décomissionner votre serveur Domino, vous pouvez faire héberger vos applicatifs Domino dans le cloud d’un partenaire. EASI peut d’ailleurs vous offrir ce service à travers sa solution cloud 100% belge Cloud2be.

Vous devez supprimer le client IBM Notes, vous pouvez certainement « webiser » vos applications à faible coût, ce qui peut constituer un bon compris.

Il est donc tout à fait envisageable de prévoir une période transitoire, vous permettant de continuer à exploiter vos applications tout en prenant le temps de bien préparer leur future migration.

Quelle application migrer ?

Toute migration a un coût et peut s’avérer complexe à réaliser. Dès lors, ne migrez que les applications indispensables et abandonner purement et simplement les autres pour limiter l’effort à l’essentiel.

Nous vous recommandons donc de réaliser avant tout un audit de vos applications afin d’identifier lesquelles sont effectivement utilisées, par combien de personnes et lesquelles sont « business critical ». EASI dispose d’outils de monitoring avancés pour dresser cet inventaire de manière efficace.

Cette étape d’audit vous permettra aussi de recenser les quantités de données à migrer, leur type et leur structure. Ces informations sont précieuses car elles auront un impact sur la configuration de l’environnement Microsoft Sharepoint de destination, la définition des formats d’export des données Notes et le développement des routines d’export de IBM Notes et d’import dans Microsoft Sharepoint.

A travers ses outils et son expertise, EASI peut bien sûr vous assistez dans cette tâche.

Est-ce que Sharepoint est la bonne solution ?

Sharepoint est une solution attirante de par le fait qu’elle couvre un large domaine applicatif (de la gestion de tâches au documentaire). Mais bon généraliste, Sharepoint n’est pas forcément bon spécialiste dans tous les domaines.

De par le paramétrage plus au moins avancé que vous en ferez, il pourra répondre à des besoins plus ou moins complexe mais attention, dans certains cas, la solution a ses limites. Dans le domaine documentaire par exemple, même si Sharepoint fournit l’essentiel des outils utiles (gestion des versions, check in - check out, document locking, classement, metadonnées,…) il présente des limites en terme de gestion de volume de documents affichables pouvant s’avérer contraignantes. Dans un tel contexte, il convient de bien valider vos volumes de données à transposer dans la solution et vous renseigner sur les limites techniques de Sharepoint à ce niveau.

Pour valider si Sharepoint peut convenir comme remplaçant à vos applications, il convient de considérer chaque application séparément et d’en établir un cahier des charges fonctionnel, tenant compte des fonctionnalités actuelles mais également de vos besoins métiers qui ont certainement évolué.

Sur base de ces cahiers des charges et de vos connaissances de Sharepoint, vous pouvez valider, application par application, si celles-ci ou plutôt les besoins fonctionnels correspondant peuvent être transcrits +- facilement dans Sharepoint sous forme d’environnements dédiés.

Ne vous obstinez pas à vouloir à tout prix transcoder votre application telles quelles dans Sharepoint. La philosophie de la plateforme n’étant pas la même, vous risqueriez d’arriver à une usine à gaz et à une nouvelle solution plus contraignante d’efficace. Sharepoint ne sera peut-être pas la réponse magique à toutes vos applications.

Comprenez avant tout Sharepoint, ayez une vision claire de ses forces et faiblesses, et analysez bien comment implémenter votre besoin dans la plateforme en tirant pleinement partie de ses forces.

Evidemment, pour réaliser cette évaluation pour vos applications les plus complexes (plus large que le simple partage de documents ou la gestion de tâche de base ou …), il vous faut avoir une très bonne connaissance des capacités fonctionnelles de Sharepoint.

EASI peut bien sûr vous aider dans cette étape.

Configuration de l’environnement Sharepoint

Dans votre réflexion, veillez toujours à garder Sharepoint standard. La solution offre de nombres possibilités de paramétrages fonctionnels. Evitez de devoir développer dans la solution au risque de la rendre difficilement maintenable.

D’un simple partage de documents à l’intranet collaboratif complet, vos besoins applicatifs peuvent être très larges.

Nous vous conseillons de démarrer par les bases. Identifiez le besoin le plus simple dans un premier temps  et développez votre expertise fonctionnelle Sharepoint à travers la réalisation de son implémentation.

Une fois déployé et pleinement adopté par vos utilisateurs, ajoutez progressivement des briques à l’édifice en implémentant successivement vos autres besoins, par ordre de complexité croissante.

La migration de vos données

Une fois une application transcrite dans Sharepoint et ce nouvel environnement fonctionnel testé et validé, vous pouvez préparer la migration des données de l’ancienne application vers ce nouveau site Sharepoint.

Préparer la migration des données, en quoi cela consiste ?

Il vous faut définir les données à extraire de votre application Notes, volume, type (métadonnées, textes riches, pièces jointes ou les 3), taille disque, ... Sur base de la configuration de votre environnement Sharepoint, il vous faut définir sous quelle forme elles doivent être transcrites dans Sharepoint.

Une fois cette cartographie clairement établie, il vous faudra développer des routines d’extraction capable d’exporter le contenu de votre application Notes tout en veillant, sur base de tables de conversion, de les transcrire dans un format compatible avec votre environnement cible.

Il vous faudra ensuite concevoir les routines d’import dans Sharepoint car il n’en existe effectivement pas out of the box qui puissent en un clic magique importer toutes vos données. Ne sous-estimez pas cette partie du projet, en fonction de la nature et du volume de vos données, ce peut certainement être là la phase la plus conséquente de votre projet.

Disposant de ses propres outils de migration et de l’expérience techniquement indispensable dans ce domaine, EASI peut vous assister dans cette étape ou la réaliser pour vous.

Sharepoint est-il le seul remplaçant pour des applications IBM Notes ?

Bien sûr que non, il existe de nombreuses solutions sur le marché et dans tous les domaines.

Essayer d’en dresser une liste théorique serait peu pertinent. Par contre en partant de votre besoin fonctionnel, nous pourrons certainement vous aider à trouver la bonne solution.

Mais ne vous inquiétez pas, IBM Notes / Domino n’est pas encore mort. Vous avez devant vous encore quelques années pour trouver la solution de remplacement la plus adaptée et préparer votre plan de migration. Et d’ici-là, pour répondre à la pression de vos utilisateurs, vous êtes libres de déjà migrer votre mail et d’envisager une période transitoire en conservant vos applications Domino actives en parallèle et intégrées avec votre messagerie et calendrier.

Ou plus simple encore et moins coûteux, savez-vous qu’il vous est tout à fait possible d’exploiter simplement votre mail et calendrier IBM Domino de façon totalement transparente à travers un client Microsoft Outlook, comme si derrière se cachait un serveur Microsoft Exchange. C’est là un autre sujet intéressant qui devrait faire l’objet d’un autre post...

 

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